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春节长假过后,外贸企业人员复工必备指南!
来源: | 作者:外贸牛 | 发布时间: 2023-02-06 | 191 次浏览 | 分享到:

长假过后,这些事抓紧做



长假一过,对于开始上班的外贸小伙伴来说,大家肯定都摩拳擦掌准备开始大展身手了。



但经过一个假期的休息,回归到正常的工作中,你会觉得工作一大堆,比如回复询盘、联系工厂、安排生产、备货送检、做产品资料等等。

除了要应付节后综合征工作效率低之外,如何跟进客户才会更加有条不紊呢?

首先要分清主次,确定优先的标准是重要性和紧急性,区分轻重缓急,然后将工作划分为必须做好的、应该做好的、争取做好的这三个类别。

然后,你要知道哪些是必须做好的,比如上班的第一件事,要收集信息和准备资料,这会直接影响到你接下来的跟进工作是否顺利。



01

及时修改假期时间



及时修改外贸网站上的banner和滚动图显示的假期时间。

假如春节前你有这样的改动的话,要及时修改。另外,邮箱设置了自动回复和上班时间,社交媒体平台发布放假状态,都要及时修改和更新,避免影响客户给你发询盘的意向。 


02

联系工厂或者供应商



拜个年,然后告诉他们,我们已经正常上班,确定一下他们什么时候工人到岗并可以接单生产,供货能力如何?及时了解产品价格的变动,可否给我们做好报价的准备等信息。 


03

联系货代



拜个年,也告诉他们,我们已经正常上班,然后了解一下春节过后拖头和船务的信息是否有变动调整,舱位如何,什么时候可以正常运输等信息。 

04

及时整理进行中的订单


对订单里所提及的问题比如订单涉及船运的、产品生产进度的、提单的、样品尺寸型号的等等,进行分类记录登记,然后按图索骥,分别咨询清楚。

要准备好以上信息,等待的反馈时间比较久。与此同时,你可以根据时间的进度和客户的特点,对客户进行简单的分析和归类,并把上边收集的信息和准备的资料进行筛选和匹配,条理清晰,后续跟进才更有效。


下面是分类和以及该如何跟进:


1

年底说要下单但因假期延至年后的客户


此类客户目标明确,信息全面,一般是我们经常合作的客户,也是要重点跟进的对象。对这样的客户,主要就是要告知客户一切都准备充分,包括工厂恢复生产,产量满足,货期信息,以及报价单,表明可以详谈和下单。以鞋子为例,可以这样跟进: 

“新年好,我相信你也感受到了来自于中国的浓浓的节日气氛!春节之后,我们一切准备充分,工厂的规划如下: 


日产量多少双,月产量多少双,这个月的最早供货期为多少,价格变动情况为多少,船公司告诉我,舱位多少,特告知,请提前规划一下您的下单计划。”



客户看到后,会根据你提供的信息安排下单计划,一般外国客户注重休息假期,会了解我们这边生产和运输的安排。你可以放心,不用害怕说调整而错失订单,相反,客户看到你有条不紊的安排,会适时调整自己的计划。

当然在跟进过程中,还可以借势推进,例如:按照中国传统的市场经验,每当春节,物价涨价,当然也包括您所需的产品,目前价格涨了,由于我们年内备货充足,更鉴于我们的友情和先前成功的合作,我会尽最大努力来给您维持到年前的价格。

做到这些,比只发个问候更有意义。 

2

年前通过外贸网站推广过来的已经下单或者已经发货的客户



这个是后续工作,主要是让客户感觉服务周到,专业可靠。已经下单的,你可以发一下已经开始生产,可以交货,一切按计划运转。而对于已经发货的,你要跟踪一下船运信息,及时了解情况,什么时候可以拿到提单,发放提单等。当然,也可以顺便催款,原则的事情还是要坚持的。 

3

年前深入沟通过但没有下单的客户


对于此类客户,是我们应该争取的新客户,也是要重点跟进的对象,一般是这样跟进的: 

“您好,春节快乐,希望我们的节日气氛也能让您感觉到开心。
 
我们今天第一天上班,工厂已经恢复正常生产,现在的产量为每天多少双,多久会扩产至多少双,充足的产量可以让我们给你们稳定的供应。 

不知道春节之前,您是否采购到了产品,或者采购的产品是否已经正常发运,如果您有急需,请来函咨询。 

我可以为您发去价格供您参考(如表格),货期为多久。”

当然,这里你也可以问一下客户新年在找什么样的新款式,我们可以帮忙找。一般二月份开始是采购旺季,客户也需要寻找新的款式,你这样写,回复率会很高。


4

春节期间给你发询盘的新客户



B2B后台以及外贸独立站的询盘,是你应该要回复的新客户,这类客户你按照平时回复就可以了,当然,你可以说明一下由于长假原因而没有及时回复,对方一般都会表示理解。 


根据主次和轻重缓急完成好必须做好的,应该做好的,刚刚上班有个适应期,能够做好前面这两类事就很给力了。那接下来就是你要争取做好的,也就是你要量力而为,争取工作按部就班开展,我认为你可以注意以下事情。

对于有联系但是基本没有回复的客户,批量发布即可,你可以参考一下: 

“您好,新年好,我们刚刚过完中国的春节,工厂重新上班,我们新一年产量达到多少双,价格为(低价诱惑)多少,有效期至多久,最早供货期为多少,产品优势是什么,年后订单会逐渐进来,若你有急需,请与我联系。”

精准回复客户:先详细调查客户的背景,是批发商,零售商还是终端客户?是否明确客户的需示,你推荐的种类是否太多,客户无法选择?我建议推荐新款,用在刀刃上,比大炮打蚊子来得及时。

应对供货不足问题:相对于我们已经正式开工的公司而言,很多工厂和供货商的假期就稍微长了一些,很多完全恢复正常生产,往往要到正月十五之后,所以这时候就会出现节后供货不足的现象。

因此在节后物流商正常工作以后,能迅速供货恢复自身的营销,往往处于主动的位置,我们的做法是年前做好备货工作。

通常情况大家都习惯在节前尽可能地清货,拿现金过年,其实这样的做法是不利于节后迅速恢复销售的。我们会在节前进行适当备货,一定程度上能够在节后掌握供货能力。即使你年前错过了备货,你现在也要争取多联系些工厂,供货能力强的要优先考虑。 

5

对各类客户及时发送复工邮件激活



及时发送复工邮件,是一件能够极大地增强客户感知的事情,如何写邮件需要针对不同的客户采取不同的写法。下面整理分享应对不同场景不同客户的复工邮件,供参考:

节前未出货的客户:
有些客户的定金或者款项已经支付了,因为过年停产停工的原因迟迟没有收到货物,而且对于货物的需求也非着急。这样的客户,肯定不希望自己收到的邮件内容仅仅是复工通知,会更加迫切地想知道什么时候生产,什么时候能收到货。
因此,根据我们已经联系工厂或者供应商了解的信息,在邮件中明确告知客户产品生产或者出货进度和时间,总而言之是了解客户内心的焦急,及时解决客户的心理需求。
邮件模板:I hope everything is ok.
We're back at work today. I am writing to inform you that your order is under intensive processing and is expected to be completed in mid to late February. I will inform you as soon as the goods are finished.
Thank you for your patience.
订单可能出现延迟的客户:
这是在所难免的情况,虽然复工复产,但是一开始肯定不会那么快走上正轨,需要一个缓冲的时间。要在邮件中清楚地告诉客户确定好新的发货时间后,会第一时间通知客户。
邮件模板:
I am contacting you to inform you that due to the shortage of raw materials, your order will be shipped later than expected.
Shipment is scheduled for the first week of March. Thank you for your patience. If you need any other assistance, please let me know. We are always here.
谈妥订单待付定金的客户:
对待此类客户,我们需要简明扼要的表达自己的主题,即让客户尽早付定金,尽早安排生产,尤其是在出货旺季,定金支付更要果断。
邮件模板:

May everything be all right.

We're back at work today, and I look forward to returning with renewed energy and enthusiasm, as do you.

I am writing to you today to follow up whether you can arrange the deposit this week. As it is the busy season now, we have to handle a lot of orders. If you order earlier, we can arrange production earlier.

Thank you for your understanding.


年前通过外贸拓客系统开发有意向的客户:

年前有意向的客户也需要主动沟通,推进订单谈判,所以在写复工邮件时,要问问客户是否还有合作意向。我们要做的:查看一下之前的沟通记录,客户的进展到了哪一步,然后在继续进行。


邮件模板:


May everything be all right.
We have finished the Spring Festival holiday and officially returned to work. The purchasing season in March is coming. I hope we can reach a smooth cooperation before that and arrange production and shipment as soon as possible. Kindly remind me, do you have any questions about the scheme (or quotation) sent to you before?
The quotation is attached again, looking forward to your feedback.
其他的潜在客户:

如果说上面给已付款或有意向的客户发的复工邮件是跟进邮件,那么给潜在客户发的复工邮件属于开发邮件,也就是“开发信”。


邮件模板:

May everything be all right.

I'm Tony from ABC Company. I'm glad to tell you that our XX model products are in stock. Please feel free to tell me if you need them.

Fordetailsofourinformationandproducts,pleasecheckthe attachment/or check my second email. Any questions, welcome to consult, thank you! 


跟进客户工作是需要花费心思的问题,分清主次,合理安排,可以让你的工作有条不紊,又能在节后快速地步入正轨,恢复日常运营。当然,为了应付节后综合症,你也要注重劳逸结合,多跟同事交流,多多做好放松工作,这样,才会事半功倍。


补充分享一个春节后通用型跟进客户的邮件,供参考。

Dear Tom, 

How are you? Happy Chinese Lunar New Year. I hope this joyful festival would bring you happiness as well. 
We are back to work today and everything is back to normal,production is ongoing. Since we have prepared raw materials before the holiday,we now can easily run up to 3000pc within this month.We can stably and easily provide xxxx if you need now. 
We wonder wether you have stocked xxx products before our new year holiday or wether your products arrived at your warehouse at this moment? If you urgently require xxxx products, please don't hesitate to contact us. we will forward our new prices for your reference right now.   
By the way,if you need them now, we can arrange the shipment early March. 
Best regards, 
Ally

但要注意:以上的邮件是为了分享的内容更具体而写的,实际工作中需要结合你自己的情况和客户情况,进行修改优化。再次提醒,重要的是思路!

同时,我们在这些工作工程中,也更加能体会日常做好客户管理工作有多重要。正所谓磨刀不误砍柴功,如果能系统的、有序的做好客户资源管理,不仅可以大大提高自己的工作效率,而且能够更好的维护好客户关系,理顺跟进情况,从而提高成单率。